Dropbox

Faut-il encore présenter Dropbox?

Ce service de partage/stockage/synchronisation de fichiers a été créé en 2007, il est basé aux Etats-Unis (Dropbox repose sur Amazon S3).

Le service est accessible sur simple inscription avec jusqu'à 2 Go de données stockables gratuitement, extensible jusqu' à 18 Go grâce au mécanisme de parrainage ( 500 Mo par parrainage, le filleul reçoit lui aussi 500 Mo) . Enfin la version payante permet d'obtenir un espace de stockage de 1000 GB (1TB).

Les PME sont nombreuses à se retrouver clientes par la force des choses. En effet, la nature a horreur du vide, un besoin de partage non-satisfait et c'est la porte ouverte aux outils grand public utilisés en dépannage. Chacun y va avec son yousendit ou son dl.free.fr. Ainsi Dropbox arrive en entreprise. Rapidement, les 2 gigas de stockage sont atteints mais poussé par le besoin d'espace supplémentaire, on invite ses collègues pour augmenter l'espace. Donc, on partage de plus en plus et avec de plus en plus de personnes. Si bien que lorsque toute l'entreprise est utilisatrice et qu'il n'y a plus personne à inviter, on passe au modèle payant un peu contraint et forcé. Ce piège se referme sur beaucoup de PME. Le moment de payer arrive quand l'outil a conquis la totalité de l'entreprise et que personne ne saurait travailler sans. Une vraie drogue. Quelle stratégie efficace! 

Pourquoi migrer ?

La raison principale est économique. Si Dropbox est gratuit au début, ça devient rapidement assez cher ... Dans le cas de la migration, la PME paye 4 à 5 000 USD / an (environ 4 400 euros). C'est peut-être un peu cher pour ce que c'est (même si on l'a utilisé gratuitement pendant très longtemps)

On peut aussi évoquer le fait que les données sont hébergées aux Etats-Unis (ou dans les pays où Amazon possède des data-centers, mais pas en France) et que les Etats-Unis partiquent l'espionnage économique. Même en travaillant à l'internationale, nous les français bisounours,  ne prenons rarement en compte cette problématique. " oui, c'est pas bien" mais ce n'est pas (encore?) un argument pour une migration.

Dans le mode de fonctionnement de Dropbox, on paye pour des comptes pro, ces comptes pro bénéficient d'un espace de stockage important. Toutefois, il n'est pas permis à celui qui paye de voir ce qui est stocké par chaque utilisateur. Dans le cas du départ d'un salarié, le contenu est potentiellement perdu. Un mécanisme est censé permettre de récupérer les données d'un compte lors de la suppression mais dans notre migration cela n'a pas fonctionné à chaque fois! Il y a donc un vrai soucis de maîtrise et de préservation des données de l'entreprise. Dans Dropbox, il n'y a pas d'arborescence commune. Chacun partage ce qu'il veut avec qui il veut. De plus, il n'y a qu'un niveau de partage. On crée un dossier partagé on ne peut pas partager un sous-dossier ou une sous-branche d'une arborescence.

Beaucoup plus difficile à cerner: Une réelle raison de quitter Dropbox sont les performances. Si une personne partage 1 fichier de 20 Mo avec ses 50 collègues de bureau, elle va uploader ce fichier vers un serveur de Dropbox, puis chacun des ordinateurs de ses collègues va se synchroniser et télécharger automatiquement le fichier. En théorie, Dropbox inclus un mécanisme de peer to peer "LAN Sync" pour réaliser les synchronisations via le lan (sans passer par internet) mais cela ne fonctionne pour que pour un même compte, pas pour des partages entre utilisateurs (source). Donc:  20 x 50 Mo = 1To de transfert. Pendant ce temps là, la connexion internet rame et personne ne comprend pourquoi.

Dropbox a un côté magique, ça marche tout seul, c'est simple, les utilisateurs sont conquis et on se retrouve à entendre dans les couloirs : les connexions d'entreprises (SDSL,..) c'est une arnaque: qu'à la maison la Livebox en wifi ça coute moins cher et ça va 10 fois plus vite. Alors qu'en fait, c'est Dropbox qui met l'infra à genou. Mais qui veut l'entendre ?

On se retrouve dans une spirale difficile à suivre. Les services en lignes (le cloud) reposent sur une infrastructure externalisée et dépendent de la bande passante de la connexion internet. Au coût direct du service s'ajoute celui de la connexion internet (ou le surcoût pour encaisser le besoin en bande passante  ou les saturations/mauvaises qualité de connexion internet).

Owncloud

Owncloud est un script PHP écrit par des libristes barbus qui font ça sur leur temps libre.

Owncloud a été créé en janvier 2010 par Frank Karlitschek (qui ne porte pas la barbe, .. mais ne semble pas avoir beaucoup de cheveux de toute façon). La société ownCloud Inc.  a été annoncée le 13 décembre 2011. Owncloud est un développement PHP open-source qu'on l'installe où on veut + des applications PC/Mac/Linux/Android/Apple (mais pas encore Windows Phone) de synchronisation.

Fonctionnellement, Owncloud est assez proche de Dropbox. Il en suit l'évolution. Owncloud comme Dropbox offre un espace à chaque utilisateur. Même l'utilisateur "administrateur" n'a pas accès à l'ensemble de l'arborescence. (Mais un administrateur 'root' du serveur ou du NAS oui). Plus subtilement, on peut aussi mesurer la taille occupée par chaque compte utilisateur Owncloud et inciter les gros comptes à ranger.

Contrairement à Dropbox, on peut partager tout ou partie d'une arborescence. Si on a un dossier "fruits" avec dedans les dossiers "abricot", "banane", "clémentine". On peut:

- partager le dossier fruits avec des utilisateurs (ou des groupes d'utilisateurs)

- partager "abricot" avec d'autres utilisateurs

Owncloud embarque également un serveur Webdav permettant la gestion et le partage de calendrier/agenda et de listes de contacts.

La migration

A l'approche du renouvellement de l'engagement annuel, un projet de migration est décidé. Mais comment migrer vers un serveur, des fichiers sur lesquels on n'a pas la main ?

C'est un gros travail de communication et d'organisation. En effet, il a été demandé à chaque collaborateur de:

• recencer tous les dossiers dont il est propriétaire ou auquel il accède
• de partager les dossiers (professionnels) dont il est propriétaire

Ensuite, il faut récupérer tous ces contenus. C'est à ce moment que l'on prend connaissance de la réelle volumétrie stockée par l'entreprise! Charger tout cela sur le serveur owncloud n'est qu'une étape, il faut ensuite recréer les partages.

Inside or outside?

Où positionner le serveur Owncloud ?

Doit-il être en sécurité dans un datacenter, géré par une équipe d'adminitrateur système, monitoré pour une haute-disponibilité, plus cher mais accessible via internet en consommant de la bande passante?

Doit-il être dans les locaux, au plus proche de la majorité des utilisateurs qui profiteront d'un débit très important (donc de synchronisation très rapide), consommant peu de bande passante de la connexion internet mais ne bénéficiant pas de la logistique d'un datacenter ni d'un équipe d'adminitrateurs sytème. Et en cas de sinistre ?

Finalement, le choix s'est orienté vers un hébergement dans les locaux.

Les problèmes rencontrés:

Le volume des données à migrer représentait environ 500 Go. Cela a mis en difficulté la migration car il fallait télécharger ces données pour les mettre sur le serveur. C'est incroyablement long et une synchronisation Dropbox ce n'est pas une synchronisation rsync (surtout avec la connexion utilisée par les utilisateurs pour synchroniser Dropbox). Une part importante des données a finalement été chargée par des cadres directement en synchronisant leurs fichiers avec leur compte Owncloud.

Quelques problèmes classiques se sont présentés. Le serveur LAMP apporte les limitations (ou les avantages) de son propre système de fichiers. Notamment, linux (contraintement à iOS) fait la différence dans les noms de fichier (ou dossiers)  entre les majuscules et les minuscules. Ainsi sous linux, dans le même répertoires, a.txt et A.txt ça existe.

Mais sous iOS a.txt ou A.txt désigne le même fichier. Alors, vous allez me dire qui peut le plus peut le moins. En quoi le serveur linux est un problème? Dans notre cas, un utilisateur renomme un dossier en ne modifiant la casse que d'une lettre. Lors de la synchronisation c'est la panique. Le client de synchronisation voit un nouveau dossier mais il ne peut pas le synchroniser car un dossier existe déjà sur le système de fichier local.

De même, les problèmes de tous les services de partage (Dropbox aussi) entre OS différents se heurtnet aux problèmatiques de caractères interdits: Ce qui est possible sous windows ne l'est pas forcément sous Mac

Le problème qui n'est pas lié à Owncloud, se produisait vraissemblablement sur Dropbox, mais forcément c'est quand on touche quelque chose que tout le monde réagit: "c'était mieux avant"
 

Résultat et conclusion

Quitter un outil implanté, grand public, connu et qui donne satisfaction aux utilisateurs n'est pas un pari évident. Toutefois, l'open-source n'est pas (plus?) qu'une affaire de barbus. Le public visé est particulièrement exigeant mais l'accueil des utilisateurs a été finalement assez bon. Owncloud est véritablement un outil qui fonctionne et qui se laisse utiliser facilement. Voilà un projet open-source qui séduit les utilisateurs!

L'utilisation de la bande passante a d'abord augmenté pendant les synchronisations initiales entre Owncloud et les postes utilisateurs. Le trafic s'est normalisé et les saturations de la connexion internet ne se produisent plus.